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SOP：改变你生活的例行公事

标准操作程序（SOP）：拯救生命的常规

你不需要是军队、特警队或者财富500强公司才能使用标准操作程序（SOP）。
一个四口之家也可以建立自己的SOP，这样当世界似乎走向末日时，他们就知道如何生存。

你可能会说建立这个救命的SOP是火箭科学，但其实不是。

它就像一个养生法或者清单，能让你在压力下不忘记重要步骤或者训练。

一、什么是SOP以及为什么需要它？

在自力更生圈子里，SOP很大程度上来源于美国军事教义的再加工，这对目标与美国军事单位非常不同的小团体来说往往不太合适。
但军事教义确实包含很多基于正确原则的合理教义，SOP就是其中一个例子。
SOP很适合应用到自力更生的学科中，你很好地利用这个重要工具会很有好处。

SOP是军队和像麦当劳这样的大公司实现高度运营卓越的方式，即使人员平均甚至低于平均水平。
他们有完善的SOP并且对人员进行彻底的培训。
人们去麦当劳吃饭不是因为食物很棒，而是因为它很稳定。
不管你在国内还是世界上任何地方，你知道你的汉堡会是什么味道，不会是冷的而且能很快得到。
这种稳定性来自运营卓越，而运营卓越来自创建完善的SOP并且重复地对人员进行SOP培训。

二、创建SOP需要以下几个步骤：

  1. 让相关人员参与
    让执行SOP的人员参与到创建过程中。
    让遵守和执行SOP的人“接受”它会使有效性大幅提高。
    最好的“接受”方式就是这是“他们”的SOP。
    让他们参与创建过程有助于他们理解并拥有它，因为这是他们的心血。
    就像巴顿说的，一个好的领导者能让他的下属在他想要的时候做他想要的事，因为他们想做。

  2. 确定SOP的目标或期望结果
    先从一个简单的指挥官意图的一句话陈述开始。
    这本质上是一个一句话的任务陈述。
    想象一下如果SOP没有经受住敌人接触，你的下属除了这一简单的句子什么都记不住，当他们试图完成组织任务时就会记住这个句子。
    决定你想要这个句子是什么，这就是你的指挥官意图陈述。
    在这个阶段我们关注的是SOP的精神而不是条文。
    现在我们有了意图陈述，我们想要充实任务陈述。
    在意图陈述之后添加对期望结果的更详细描述。
    这部分SOP的想法是让人员朝着最终结果前进并提醒他们为什么重要。
    描述你希望遵循SOP的个人或团体实现的任务。
    准确解释什么构成其成功执行。
    如果可能的话尽量使用定量术语，因为大多数人更容易也更准确地衡量它们。
    在无法用数字描述期望结果的情况下，就进行定性描述。
    要详细，这不是遗漏重要细节的地方。
    除非这是非常详细的SOP，否则这部分可能不会超过一两段。
    如果SOP极其简单，你甚至可能不需要超出意图陈述的内容。
    在完成SOP创建过程的每个阶段都要记住使用SOP的人，这一点尤其重要，尤其是为团体编写SOP时，因为确保每个人都清楚地理解它非常重要，而且他们对主题的理解可能有很大差异。
    要不断尝试让SOP“简单易懂”。

  3. 给SOP命名
    为SOP选择一个合理的标题。
    隐私、技术和人都会随时间改变，SOP也需要随之改变。
    以后这会导致同一个（或多或少）文件的多个副本流传，每个副本之间的差异小到读者可能会忽略，但都是有合理原因造成的。
    通过以合理的方式命名SOP可以避免这种混淆。
    在大多数情况下，标题、日期和/或版本号就足够了。
    处理大量SOP的组织会想要创建一个标准化的命名约定来确保标题的一致性，以便在众多文件中更容易找到SOP和其他文件。
    命名约定本质上是一个为命名SOP或其他文件的SOP。
    这听起来可能有点夸张，但对于试图让程序“简单易懂”的管理者或官员来说其价值应该立即显现。

  4. 构建SOP的结构
    逻辑地构建SOP。
    需要传达的信息量和指令以及需要进行的简单或复杂过程将有助于确定哪种结构最好。
    你可能确定检查表、“待办事项”列表、步骤编号列表、几个要点、图表、流程图、表格、分层步骤列表或者这些的组合最有效。
    以对使用它的人和使用条件有意义的方式组织SOP。
    无论结构是简单的心理笔记、纸质表格、笔记本、塑封检查表、计算机程序还是结构组合都没关系，只要有效就行。

  5. 充实SOP的主体
    在编写SOP时要记住实际使用它的人。
    在可能和适当的情况下让他们参与编写或创建SOP可以产生协同效应。
    包括和/或识别个人或团队可用的资源和工具。
    有时候将其分类为主要任务关键、强制性和可选的有帮助。
    人们无法利用他们不知道存在的资源。
    资源和工具的一些例子包括养生法、检查表、文件、参考资料、程序、指令、培训、电脑、金钱和人力资源。
    其他人可以让SOP成功或者失败。
    根据你对他们的准备情况和其他因素，人们可能会破坏你的SOP或者在失误时弥补，所以不要把他们排除在外。
    列出重要的规则、指南和指导原则，这些是不应被打破或违反的。
    关注增加隐私的最终结果很重要，但需要与其他重要的事情保持平衡。
    有些人采取的方法过于单一，最终违反法律并且隐私比开始时还少。
    解释后果，包括正面和负面的。
    描述违反任何指南、打破规则、未能有效实施SOP并实现其期望结果的后果。
    同时解释有效实施SOP的积极后果。
    这不是可以省略细节的地方。
    解释在什么情况下会执行后果，由谁执行，在何时何地执行。
    如果你是唯一使用SOP的人，确定后果可能非常简单。
    如果涉及其他人就会花费更多时间。

  6. 测试SOP
    在实施之前通过试用来测试SOP。
    你可能会顺利达到期望结果，也可能一路上遇到各种障碍。
    在测试团体SOP时，不要让最有知识的人或者编写它的人先试用。
    让一个多样化的人群测试它，从对主题和SOP了解最少的人开始测试。
    他们更有可能发现任何不足之处。
    编写它或者擅长实现结果的人即使没有任何SOP也很可能成功。
    虽然专家的反馈很有价值，但在这种情况下，新手的反馈在发现哪些部分的SOP在重写后会更加有效方面更有效。

  7. 总结、修订并重复
    测试SOP后进行总结并作为一个团队回顾其有效性。
    这对人员和SOP本身都有好处。
    从有效和不太有效而不是好或坏的角度回顾SOP有助于将你或者作者和测试者的情感排除在外，让整个团队更有可能同意潜在的改进。
    根据测试和测试小组的建议对SOP进行更改。
    重复这个过程直到遵循SOP达到期望结果并且SOP准备好实施。

  8. 重复培训
    根据需要对自身或你的组织进行培训。
    这可以简单到冰箱上的便利贴，也可以复杂到需要测试和认证的学习课程。
    确保理解SOP，特别注意旨在覆盖现有SOP的更改。
    在大多数情况下，人员从技能培训的重复中受益。
    他们应该参加多少次培训？培训三次。
    军队对技能培训重复的好处进行了广泛的研究。
    经过一次培训后，留存率非常低，我记得不到15%。
    经过第二次培训后，这个比例上升到20%多一点。
    但在这种情况下三似乎是个幸运数字，因为留存率然后跃升到60%以上。
    在第三次之后的额外培训课程的好处微乎其微，直到达到远远超出大多数人对SOP培训重复耐心的数字。
    对我们中的一些人来说三次已经很勉强了，但额外的努力是非常值得的。
    如果你只培训你的员工一次，那你还不如省省事，让他们自己摸索。

  9. 实施SOP
    将新的SOP分发给所有预期遵循它或参与此过程任何部分的人。
    确保每个人都清楚SOP或SOP的更改何时生效。
    在大组织中这可能是一份备忘录，在小组织中可能是一次非正式的聚会。
    如果SOP将取代旧的SOP，确保每个人都意识到已经发布了新的SOP、其日期和版本或修订号。
    然后收集旧副本以避免可能的混淆。

  10. 后续跟进
    安排定期重复的评估或总结以确保SOP在未来继续有效。
    评估的频率应根据需要调整，以确保它们经常进行但不会占用不必要的资源。

现在你在创建和实施SOP方面已经武装起来并且很危险了（表示有能力应对各种情况）。
我希望你能将这个自力更生、商业和生活的重要工具发挥到最佳效果。

引用：https://www.survivopedia.com/standard-operating-procedure/
原文: https://www.tttl.online/blog/1736599924/
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